Le Service interministériel des Archives de France (SIAF) soutient les collectivités dans le développement de l'archivage numérique en leur allouant une subvention. Celle-ci peut couvrir différentes phases d'un projet d'archivage numérique, de l'étude préalable au déploiement d'une plateforme d'archivage numérique ou à la préparation des versements d'archives dans un système d'archivage numérique.

Qu'est-ce que l'appel à projets Archivage numérique en territoires (ANET) ?

L'appel à projets Archivage numérique en Territoires (ANET) a pour but de soutenir les collectivités dans le développement de l'archivage numérique. Cet appel à projets permet de soutenir des projets complexes qui nécessitent des efforts à conduire sur plusieurs années et supposent la mise en place d'une stratégie, le choix d'une organisation, l'intégration du cadre normatif et des actions concrètes d'accompagnement des services.

Les livrables réalisés dans le cadre des projets subventionnés et les retours d’expérience des porteurs de projet seront partagés largement afin de bénéficier à l’ensemble du réseau des Archives de France et des collectivités confrontées au sujet de l’archivage numérique.

Objectifs de la démarche

L’appel à projets ANET permet d’appuyer les collectivités dans le développement de l’archivage numérique, indispensable pour les sécuriser juridiquement et sauvegarder leur patrimoine écrit dans un contexte de dématérialisation croissante.

Montant de la subvention

Le montant de la subvention pourra atteindre jusqu’à 30% du montant total subventionnable du projet (TTC) en fonction de l’intérêt du projet et dans la limite du budget disponible. Par ailleurs, un bonus pourra être accordé aux candidats intégrant les critères de bonification suivants :

• mutualisation
• reconnaissance comme projet pilote pour le réseau des Archives de France

Modalités d'attribution de la subvention

Si leur dossier est retenu, les porteurs de projets se voient notifier l’octroi de la subvention et son montant en décembre.

Le SIAF délègue les crédits correspondants aux services déconcentrés du ministère de la Culture (DRAC/DAC/DCJS). Les porteurs de projets doivent alors transmettre une demande de subvention auprès du conseiller Livre et lecture ou Archives de leur service déconcentré pour obtenir le versement des crédits.

La subvention est versée au 1er semestre de l'année N+1 (pour un appel à projets 2024-2025, la subvention doit ainsi être demandée au 1er semestre 2025).

La subvention devra être utilisée dans les meilleurs délais dans le cadre de la réalisation du projet.

Modalités d'évaluation des dossiers

Les dossiers seront examinés par un jury pluridisciplinaire réuni par le SIAF composé d’archivistes, d’informaticiens et de représentants des services déconcentrés du ministère de la Culture (conseillers archives).

Lors de l'examen des dossiers, une attention particulière sera portée aux éléments suivants :

Prise en compte des enjeux d’un projet d’archivage numérique et pertinence du projet :

• description complète de l’écosystème numérique dans lequel la plate-forme d’archivage numérique s’insère (application métier, GED, etc.)
• délimitation du périmètre de la plate-forme d’archivage numérique (archivage intermédiaire, définitif…)
• estimation de la typologie et de la volumétrie des premiers versements
• phasage du déploiement/du projet de collecte
• réflexion sur les possibilités de mutualisation
• dans le cadre d’une mutualisation existante, description de la nature des partenariats

Détermination des rôles et responsabilités autour du projet :

• présence d’un chef de projet clairement identifié et clairement dédié au projet
• présence d’une compétence archives dans la structure porteuse ou dans une structure associée au projet bien identifiée et clairement dédiée au projet
• organisation efficiente des instances de travail et de pilotage
• démarche collaborative et capacité de réutilisation des résultats

Respect des normes, référentiels et bonnes pratiques du domaine :

• respect des normes et standards (NF Z42-013, modèle OAIS, SEDA, etc.)
• respect des référentiels généraux pilotés par la DINUM et l’ANSSI (RGI, RGS, RGAA)
• attention particulière portée à l’interopérabilité du système (communication avec d’autres systèmes comme les systèmes d’information archivistique, interfaçage aisé avec des briques logicielles ou avec d’autres SAE)

Prise en compte des fonctionnalités à long terme d’une plate-forme d’archivage numérique :

• enjeux de pérennisation des données
• réversibilité de la solution

Calendrier

• Ouverture du dépôt des dossiers : 27 juin 2024
• Date limite de dépôt des dossiers : 9 octobre 2024, 23h59 (heure de Paris). Aucun dossier ne pourra être déposé ou pris en compte après cette date.
• Annonce des résultats : Les porteurs de projet seront notifiés par mail des résultats du jury, au plus tard en décembre.

Un bilan de réalisation de l'opération, de l'utilisation de la subvention et des résultats obtenus, ainsi que les livrables réalisés seront demandés par le SIAF au 2e semestre de l'année N+2. Les projets feront l'objet d'une restitution lors d'une journée d'échanges.

État d’avancement du projet pour bénéficier du dispositif : Réflexion / conception, Mise en œuvre / réalisation, Usage / valorisation,

Autres critères d’éligibilité :

Critères d'éligibilité du demandeur

L’appel à projets ANET est destiné aux collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales, établissements publics locaux ou de santé, structures publiques porteuses de mutualisation, engagés ou souhaitant s’engager dans un projet lié à l’archivage numérique.

Critères de non-éligibilité du demandeur

Ne sont pas éligibles :

• les entreprises ou entités privées
• l'administration centrale de l’État
• les particuliers

Critères d'éligibilité du projet

Les projets doivent être portés conjointement par les Archives et la DSI.

Les projets portés par des services d'archives soumis au contrôle scientifique et technique (CST) des Archives départementales doivent impérativement obtenir l'avis de ces dernières sur leur dossier.

La structure candidate doit démontrer que le projet s'appuie sur des compétences professionnelles en matière de gestion de l'information et d'archivage nécessaires pour mener un projet d'archivage numérique. Ces compétences peuvent être internes (existence d'un service d'archives) ou externes à la structure (collaboration avec un service public d'archives disposant d'archivistes formés, prestataires disposant d'archivistes formés, etc.).

Les porteurs de projet s’engagent à partager leurs retours d’expérience et les livrables réalisés dans le cadre des projets subventionnés afin d’en faire bénéficier l’ensemble du réseau des Archives de France et des collectivités engagées dans un projet d’archivage numérique.

Nature des dépenses éligibles

La subvention peut couvrir différentes phases d'un projet d'archivage numérique et concerner tant des dépenses de fonctionnement que d'investissement dans les domaines suivants :

• réalisation d'études (assistance à maîtrise d’ouvrage), études préalables au déploiement d’un système d’archivage électronique ou études stratégiques liées à l’archivage numérique (pérennisation, mutualisation, audit), à l’exclusion des prestations d’aide à la rédaction d’un cahier des charges ou d’une politique d’archivage et de ses documents afférents ;
• préparation de données en vue de leur archivage (reprise de données, export de leur système de production, préparation des paquets, génération de profils d’archivage conformes au SEDA, etc.) ;
• acquisition et intégration d’un système d’archivage numérique avec les systèmes d’information archivistiques existants, les applications métier et les solutions de stockage ;
• mise en place d'une politique de pérennisation des archives numériques (référentiels, outils, migrations).

Les coûts d'abonnement à un service d'archivage numérique, d'acquisition de licences pour des logiciels, de ressources humaines, de maintenance et de formation, ainsi que les coûts d’achat d’infrastructures et de gestion électronique de documents (GED) ne sont pas couverts par la subvention.