Archivage numérique en territoires

Depuis plusieurs années désormais, les services territoriaux d'archives se sont engagés dans des actions visant à déployer des plates-formes d'archivage numérique dans un contexte d'archivage intermédiaire et/ou d'archivage définitif, et dans certains cas, recourant à des dispositifs de mutualisation (périmètre de la région ou du département). L’État, avec le programme interministériel VITAM, porté par les ministères de la Culture, des Armées et de l’Europe et des Affaires Étrangères, a débuté en 2016 le développement d'une solution logicielle libre d’archivage numérique et veille à sa mise en œuvre dans ces trois ministères, et au-delà. La phase projet s’achèvera à la fin de l’année 2019, mais un suivi du logiciel et un accompagnement de ses utilisateurs seront assurés à partir de 2020 au moyen d’un dispositif de maintenance et amélioration continue (MAC Vitam) et d’un Club utilisateurs. La brique VITAM constitue un élément majeur dans l’écosystème des offres logicielles d'archivage numérique. Celle-ci peut, si les collectivités territoriales en font le choix, s'intégrer dans les plates-formes créées. À l’issue du dispositif AD-Essor (2014-2019) qui a permis l’accompagnement de 141 projets sur 5 ans, le Service interministériel des Archives de France souhaite poursuivre l’accompagnement des services dans le développement de l’archivage numérique grâce à un dispositif renouvelé, « Archivage numérique en Territoires ». Il permettra de soutenir des projets complexes qui nécessitent des efforts à conduire sur plusieurs années et supposent la mise en place d'une stratégie, le choix d'une organisation, l'intégration du cadre normatif et des actions concrètes d'accompagnement des services. Afin de permettre aux services d'archives intéressés d'anticiper une possibilité de subvention sur l'exercice budgétaire 2020, l’appel à projets est ouvert dès septembre 2019. L’appel à projet 2020 vise à favoriser les mutualisations, le partage des connaissances ainsi que la réutilisation des outils réalisés. Il vise également les contenus numériques à forte valeur juridique ou patrimoniale.

État d’avancement du projet pour bénéficier du dispositif : Réflexion / conception, Mise en œuvre / réalisation, Usage / valorisation,

Autres critères d’éligibilité :

Cet appel à projet est ouvert aux collectivités territoriales, à leurs groupements et aux établissements publics locaux ou de santé, dans la mesure où ces structures possèdent un service d’archives constitué, engagés ou souhaitant s’engager dans un projet lié à l’archivage numérique. L’appel à projets est destiné à soutenir les différentes phases d’un projet d’archivage numérique. À ce titre, il est orienté autour de trois grands axes : 1/Projet d'archivage Mise en œuvre de procédures, de traitements, de développements ou d’études pour l’archivage de données à forte valeur patrimoniale ou juridique, ayant une DUA longue, qu’il s’agisse de données structurées ou non et quel que soit leur format. Ex : dossiers d’aide sociale à l’enfance, délibérations, enregistrement des Assemblées, dossiers RH… 2/Mise en oeuvre d'un système d'archivage numérique poru l'archivage définitif Expérimentation ou mise en œuvre d’un système permettant d’assurer la conservation, la gestion, la pérennisation, l’intégrité et l’accès à long terme aux archives numériques. 3/Utilisation de la solution logicielle Vitam Expérimentation ou implémentation de la solution logicielle Vitam pour l’archivage de données à forte valeur patrimoniale ou juridique. Participation au développement mutualisé d’interfaces frontales pour l’utilisation du logiciel Vitam, avec les membres du club utilisateurs et de la MAC Vitam. Travaux relatifs à la mise en œuvre fonctionnelle du logiciel : définition de référentiels communs, formalisation de profils (profils d’archivage ou profils d’unités archivistiques), etc.